GENERALIDADES DE PROCESADORES DE TEXTO

1. Primer contacto con el Word Cuando se entra al procesador de textos Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de título, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y con otros nuevos.
1.1. Barra de menús Los comandos de la barra de menús se refieren a las funciones del procesador de textos: Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestión de archivos, así como las opciones para preparar la página antes de imprimir y las opciones de impresión. Edición: contiene los comandos relativos a la edición de texto como pueden ser aquellos que permiten copiar o mover información, así como las de búsqueda y sustitución de palabras. Ver: contiene los comandos de visualización del documento, como son los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de página. Insertar: en este menú están los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto.
Formato: con él se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentación de la información, como pueden ser los cambios de formato de carácter, párrafo, o la creación de columnas o estilos. Herramientas: como su nombre indica, facilita el corrector ortográfico y los sinónimos, así como los comandos de combinar correspondencia para envíos masivos de información.
Tabla: contiene todos los comandos para la creación y manejo de tablas. Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultáneamente.
? da acceso al menú de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.
1.2. Barras de herramientas Las barras de herramientas son un sistema cómodo y rápido para ejecutar directamente cualquier comando de los menús. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.
1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas En el cuadro de diálogo Barras de herramientas del menú Ver aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles, las activas tienen una ü puesta en el cuadro de verificación de la izquierda. Desde aquí con el ratón podremos activar o desactivar las que interesen. Normalmente estarán activadas únicamente las barras de herramientas de Estándar y Formato.
.3. Regla En el modo de Presentación de Word aparece una regla horizontal. Si no está visible se debe activar desde la opción Regla del menú Ver. La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangrías y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los menús.
1.4. Barra de estado La Barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de información muy útil: la página en la que está situado el cursor, la sección y el número de páginas del documento activo, la posición del cursor con respecto a la altura, la línea y la columna de la página, etc.
1.5. Los caracteres invisibles Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio señalado mediante un punto, los párrafos acaban con un símbolo ¶, y los tabuladores con una flecha. Estos son marcas que luego no se imprimirán y que tienen como función indicar los espacios, saltos de párrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incómodas son de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato. Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su presentación al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botón de la barra de herramientas Estándar. Se desactiva presionando el mismo botón.
1.6. Modos de trabajo y de presentación del documento en la pantalla Word presenta cinco modos de trabajo y de presentación de los documentos: Normal, Esquema, Diseño de página, Documento maestro y Presentación preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el menú Ver o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentación preliminar que se activa desde el menú Archivo o desde el botón de la barra de herramientas Estándar.
1.6.1. Modo de presentación normal El modo de presentación Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen elementos como las notas al pie, pies de página o encabezados que, como se verá más adelante se muestran en ventanas independientes. 1.6.2. Diseño de página Este modo presenta el documento ya encajado en páginas tal y como luego se imprimirá, con las notas, los encabezados, etc. Resulta más claro trabajar con él que con el modo Normal, pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las páginas, es mucho más lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento.
1.6.3. Esquema y Documento maestro Estos dos modos de trabajo son bastante similares. El Esquema permite organizar el documento mediante títulos, subtítulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo. El Documento maestro realiza la misma función pero con varios documentos a la vez y muestra la organización de un trabajo de gran tamaño.
1.6.4. La Presentación preliminar La Presentación preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseño de página muestra varias páginas del documento con lo que es posible tener una visión general de la apariencia del trabajo. Se suele emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se verá más en detalle en la sección del manual dedicada la impresión.2. Administración de documentos Es conveniente guardar el documento nada más empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar pérdidas de trabajo debidas a cortes de la energía eléctrica o a errores del programa o del sistema.
Para guardar un documento recién creado hay que elegir la opción Guardar del menú Archivo o pulsar el botón de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá un cuadro de diálogo distinto según el sistema operativo que se esté empleando, aunque en todos tendrá parecidas opciones: En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento, procurando que sea lo más descriptivo posible para facilitar su posterior localización.
En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en el que se está trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar. Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el botón Guardar.
Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en disco hay que volver a seleccionar la opción Guardar del menú Archivo o a presionar el botón de la barra de herramientas Estándar.
Como el documento ya está guardado con un nombre y localización concretos, Word guardará los cambios sin preguntar nada. La opción Guardar como… del menú Archivo se utiliza cuando se quiere guardar una copia de un documento ya guardado.
Cuando se elige esta opción Word presenta el mismo cuadro de diálogo que para guardar un documento nuevo.
La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un directorio distinto, porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre en la misma carpeta o directorio.
3. Escribir y editar
3.1. Desplazamiento del cursor por el documento Un documento puede tener una extensión que va desde una línea hasta varios cientos de páginas.
Para moverse a través de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse arriba y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento.
Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicará el número de las páginas por las que se va desplazando.